Tjekliste før du beslutter, hvordan din researchmappe skal bygges

Hvorfor en tjekliste, før mappen får sin form

Når en ny research går i gang, er fristelsen at begynde at samle med det samme. Noter lander i ét dokument, links i et andet, og et par billeder ligger på skrivebordet. Efter en uges arbejde kan ingen, heller ikke du selv, med sikkerhed sige, hvor en bestemt oplysning kom fra. Det er netop dér, en kort tjekliste gør nytte, inden du beslutter dig for en bestemt opbygning.

Som instruktør i interview og metode ser jeg ofte, at kursister vælger deres struktur af vane i stedet for efter behov. En mappe, der fungerer til en lille baggrundssøgning, bryder sammen, når sagen vokser. Spørgsmålene nedenfor tager et par minutter at gå igennem, og de afgør, om du kan stå inde for din dokumentation over for en redaktør, en kollega eller en læser, der beder om at se bagom.

Listen er ikke en facitliste. Den er en rækkefølge af spørgsmål, du stiller dig selv, mens beslutningen stadig er åben. Svarer du ærligt på dem, ved du, hvad din mappe skal kunne, før du bruger tid på at bygge den.

Første spørgsmål: hvem skal kunne følge mappen?

Begynd med læseren. Er mappen kun til dig, eller skal en anden kunne overtage sagen på en dag, hvor du er syg? Skal en redaktør kunne kontrollere dine påstande uden at ringe til dig? Svaret ændrer, hvor detaljeret din kildelog skal være, og hvor tydeligt du skal skille egne vurderinger fra de faktiske oplysninger.

Tænk også på, hvor længe mappen skal leve. Et projekt, der afsluttes på to uger, kan klare sig med en enkel opbygning. En sag, der løber over flere måneder, kræver faste navne på filer, en ensartet datoføring og en regel for, hvordan nye dokumenter lægges ind. Beslut det nu, ikke midt i arbejdet.

Skriv svaret ned i to eller tre sætninger øverst i mappen. Det lyder banalt, men den korte beskrivelse bliver din rettesnor, når du senere er i tvivl om, hvad der hører til, og hvad der bare er støj.

• Hvem skal læse eller overtage mappen?
• Hvor længe skal sagen leve?
• Hvad skal kunne dokumenteres over for andre?

Noter, kildelog og tidslinje: hvad skal hver del kunne?

Tjek dernæst, at de tre kernedele har hver deres opgave. Noterne rummer dine tanker, spørgsmål og foreløbige vurderinger. Kildelogen er en nøgtern liste over, hvad du har fået fat i, hvor, hvornår og i hvilken form. Tidslinjen ordner begivenhederne i den rækkefølge, de fandt sted, og ikke i den rækkefølge, du opdagede dem.

Den hyppigste fejl er at lade de tre dele flyde sammen. Står en vurdering i kildelogen, ligner den et faktum, og så er sporbarheden i praksis tabt. Spørg dig selv, om du kan pege på en enkelt linje i tidslinjen og finde frem til den kilde, der bærer den, uden at gætte.

Prøv det af med en tilfældig oplysning fra dine egne optegnelser. Kan du på under et minut vise, hvor den kommer fra, og hvem der har bekræftet den, er opbygningen på rette vej. Tager det længere tid, mangler der et led.

• Noter: tanker, spørgsmål, foreløbige vurderinger
• Kildelog: hvad, hvor, hvornår og i hvilken form
• Tidslinje: begivenheder i faktisk rækkefølge

Navngivning, versioner og sikkerhedskopier

Det kedelige giver ofte den største forskel. Beslut, hvordan filer navngives, før de første dokumenter kommer ind. En fast model med dato, kilde og kort emne gør det muligt at sortere mappen uden at åbne hver fil. Skift ikke system undervejs, for så får du to logikker, og ingen af dem kan stoles på.

Tag også stilling til versioner. Når du ændrer en note eller omskriver et udkast, skal den tidligere udgave kunne findes, hvis nogen spørger, hvorfor din vurdering ændrede sig. Det kræver ikke avanceret udstyr, blot en vane med at gemme en ny fil frem for at overskrive den gamle.

Til sidst: hvor ligger en kopi? En mappe, der kun findes på én enhed, er skrøbelig. Vælg et sted til sikkerhedskopien og et tidspunkt, hvor du tager den, for eksempel ved afslutningen af hver arbejdsdag i de første uger af en sag.

Hvad du gør med det, du ikke ved endnu

En god mappe har plads til usikkerhed. Tjek, om du har et fast sted til åbne spørgsmål, oplysninger, du ikke har kunnet bekræfte, og kilder, der modsiger hinanden. Hvis det hele står blandet med det sikre materiale, bliver det svært senere at skelne mellem det, du ved, og det, du blot tror.

Mærk usikre oplysninger tydeligt, og skriv, hvad der skal til for at afklare dem. Det gør din næste arbejdsdag enklere, og det gør det let for en anden at se, hvor din dokumentation er stærk, og hvor den er tynd. Åbenhed om hullerne styrker troværdigheden frem for at svække den.

Hold også øje med dine egne antagelser. Når en oplysning føles oplagt, er det netop den, du er mest tilbøjelig til at lade stå uden kilde. Skriv antagelsen ned som en antagelse, og vend tilbage til den, når du har mere at bygge på.

• Åbne spørgsmål samlet ét sted
• Ubekræftede oplysninger mærket tydeligt
• Modstridende kilder noteret side om side

Den sidste gennemgang, før du sætter strukturen

Når du har svaret på de foregående punkter, så læs din plan igennem som en udenforstående. Kunne en kollega åbne mappen og forstå, hvad sagen drejer sig om, hvilke kilder der er brugt, og hvad der stadig mangler? Hvis ikke, er det nu, du justerer, mens det koster en halv time og ikke en uge.

Overvej også, hvordan mappen støtter dine rettelser senere. Hvis du opdager en fejl i en oplysning, skal du kunne finde alle steder, hvor den indgår, og notere ændringen med dato og begrundelse. En struktur, der gør det nemt, er en struktur, der kan bære åbenhed.

Brug listen som arbejdsark: print den, afkryds punkterne, og gem den øverst i mappen. Vender du tilbage efter en pause, giver den dig hurtigt overblik over de valg, du traf, og hvorfor.

• Kan en udenforstående forstå sagen uden din hjælp?
• Kan du finde frem til kilden bag hver linje i tidslinjen?
• Kan en rettelse spores til alle steder, den påvirker?