Hvordan finder jeg oplysninger i åbne registre, når jeg ikke ved, hvor jeg skal

Spørgsmålet, der kommer igen og igen

På kurset er der ét spørgsmål, jeg hører oftere end alle andre: hvor begynder jeg, når jeg skal finde noget i åbne registre og offentlige dokumenter? Svaret er sjældent et bestemt register. Svaret er en rækkefølge af tanker, du kan bruge hver gang, uanset emnet.

De fleste kursister starter med at søge bredt på nettet og ender med mange åbne faner og ingen overblik. Efter et par timer ved de ikke længere, hvilken oplysning der stammer fra hvilken side, og hvad de selv har gættet sig til.

I dette modul øver du i stedet at vende det om. Du begynder med spørgsmålet, derefter med hvem der ville have grund til at registrere svaret, og først til sidst med selve søgningen. Det lyder langsomt, men det sparer tid, fordi du undgår blindgyder.

Her gennemgår jeg fremgangsmåden, som den bliver brugt i øvelserne.

Start med at afgrænse, hvad du faktisk spørger om

Inden du åbner et eneste register, skriver du dit spørgsmål ned i én sætning. Ikke et emne, men et spørgsmål, der kan besvares med et dokument: hvem ejede ejendommen i et givet år, hvilke beslutninger blev truffet på et bestemt møde, hvad står der i en høringsbesvarelse.

Derefter deler du spørgsmålet op i delspørgsmål. Hvert delspørgsmål skal kunne pege på en bestemt type dokument. Hvis du ikke kan sige, hvilken slags dokument der ville besvare det, er delspørgsmålet endnu for uklart.

I arbejdsarket har du en kolonne til netop dette: spørgsmål, forventet dokumenttype og forventet afsender. Det er en gæt, og det er meningen. Når du senere finder noget andet, kan du se, hvor din forventning svigtede, og det lærer du mere af end af en vellykket søgning.

• Formulér ét spørgsmål, der kan besvares med et dokument
• Del det i delspørgsmål, som hver peger på en dokumenttype
• Notér, hvem der burde have registreret oplysningen

Find ud af, hvem der har grund til at føre registeret

Offentlige oplysninger findes, fordi nogen har pligt eller interesse i at opbevare dem. Kommuner referer møder, myndigheder behandler sager, domstole offentliggør afgørelser, og virksomheder indberetter oplysninger efter regler. Spørger du dig selv, hvem der har pligt til at skrive tingen ned, kommer du ofte tæt på det rigtige sted.

I øvelserne går du baglæns. Du får en oplysning og skal gætte, hvilken instans der ville have noteret den, og i hvilken form. Så tjekker du dit gæt. Det træner en slags landkort i hovedet over, hvordan det offentlige dokumenterer sig selv.

Husk, at ikke alt er frit tilgængeligt. Nogle dokumenter kræver en anmodning om aktindsigt, og her gælder det at formulere sig præcist. En vag anmodning giver et vagt svar eller en afvisning. Et godt udgangspunkt er at nævne sagen, perioden og dokumenttypen så konkret som muligt.

Notér kilden, mens du finder, ikke bagefter

Den fejl, jeg oftest ser, er at kursisten finder en brugbar oplysning, kopierer den ind i sine noter og planlægger at skrive kilden på senere. Det sker næsten aldrig, og tre dage efter kan hun ikke længere sige, om tallet kom fra en rapport, et referat eller en nyhedsartikel.

Derfor bruger vi en kildelog fra første minut. Hver linje får dato for fund, adresse eller arkivplacering, dokumentets titel og udgiver, og en kort note om, hvad oplysningen dækker. Skriv også, hvis du kun har set et uddrag eller en kopi.

Det tager et halvt minut pr. fund. Til gengæld kan en anden følge dit spor, og du kan selv genfinde det, når en redaktør spørger, hvor et udsagn stammer fra. Sporbarhed er ikke et ekstra lag oven på researchen. Det er selve researchen, nedskrevet så den kan bruges igen.

• Dato for fund og præcis placering af dokumentet
• Titel, udgiver og dokumentets egen dato
• Hvad oplysningen dækker, og hvad den ikke dækker
• Om du har set originalen eller en kopi

Når søgningen ikke giver noget

Du vil opleve, at et register ikke indeholder det, du forventede. Det er ikke et nederlag, men en oplysning i sig selv. Skriv ned, hvad du søgte på, hvor og hvornår, så du ikke gentager samme tomme søgning om en uge.

Prøv derefter at ændre vinklen. Måske hedder tingen noget andet i registeret, måske er den registreret under en anden instans, eller måske er perioden forkert. Stavemåder, tidligere navne og ændrede ansvarsområder er klassiske grunde til, at noget forsvinder.

Hvis du stadig ikke finder noget, kan fraværet være en del af historien, men du må være varsom med at skrive det. At noget ikke er fundet, betyder ikke, at det ikke findes. I øvelserne lærer du at formulere dig præcist: ikke fundet i de registre, jeg har gennemsøgt, med angivelse af hvilke.

Sådan øver du dig selv uden for kurset

Du behøver ikke vente på en rigtig historie for at træne. Vælg en lokal beslutning, du har hørt om, og forsøg at finde dokumenterne bag. Det kan være et byggeprojekt, en ændring i en lokalplan eller en politisk beslutning i kommunen.

Sæt en grænse på en time og brug kildeloggen fra start. Når tiden er gået, læser du loggen igennem og spørger dig selv: kunne en fremmed følge mine skridt, og hvilke led ville han ikke kunne genfinde? Svaret viser, hvor din vane er svagest.

Gentag øvelsen med en ny sag hver uge i nogle uger. Du opdager hurtigt, at registre begynder at ligne hinanden, og at du bliver hurtigere til at gætte, hvor tingen ligger. Det er netop den fasthed, modulet i dokumentresearch skal give dig.

• Vælg en lokal beslutning med offentlig dokumentation
• Sæt en tidsgrænse og før kildelog hele vejen
• Læs loggen igennem bagefter og find de svage led