Hvad det koster at organisere sin dokumentation, og hvad der driver prisen

Prisen er mest tid

Når kursister spørger, hvad det koster at organisere dokumentation, tænker de ofte på programmer og abonnementer. Min erfaring er, at den egentlige regning er tid. En researchmappe med noter, kildelog og tidslinje kræver, at du bruger få minutter på hver oplysning, mens du arbejder, og det er de minutter, der føles dyre, fordi de ikke producerer en eneste sætning til din tekst.

Til gengæld er prisen lav sammenlignet med alternativet. Hvis du først rydder op, når artiklen er skrevet, bruger du ofte flere timer på at finde ud af, hvor et tal kom fra, eller hvem der sagde hvad. Den gamle forskel mellem at betale lidt løbende og meget til sidst gælder også her.

I denne artikel ser jeg på de poster, der driver prisen op, og dem, du roligt kan spare. Det er en nøgtern gennemgang, ikke en opskrift på den eneste rigtige mappe.

Hvad du faktisk skal betale for

Der er tre ting, der koster noget: tid til at føre noter, plads til at gemme materialet og din opmærksomhed, når mappen skal holdes ved lige. Penge indgår kun i begrænset omfang. Mange klarer sig med almindelige dokumenter, regneark og en mappestruktur på egen computer, og det er rigeligt til de øvelser, vi arbejder med i forløbet.

Tiden er den store post. Regn med, at en ordentlig kildelog tager omkring en tiendedel af den tid, du bruger på selve researchen. Det lyder af meget, men den andel falder, når vanen sidder. De første uger er dyrest, fordi du både skal lære formatet og anvende det.

Opbevaring koster sjældent mere end et par kroner, men den kan blive dyr på en anden måde, hvis du ikke har styr på sikkerhedskopier. Mistet materiale er den dyreste fejl af alle.

• Tid til løbende noter og kildelog
• Plads og sikkerhedskopi af materialet
• Vedligeholdelse af tidslinjen undervejs

Det der driver prisen op

Omfanget af sagen betyder mest. En research med tre kilder og to dokumenter kan holdes i hovedet og på en enkelt side. En sag med tyve kilder, flere versioner af samme dokument og modstridende tidsangivelser kræver en struktur, ellers bliver du fanget af dine egne noter.

Dernæst betyder det noget, hvor mange der skal kunne følge din dokumentation. Arbejder du alene, kan du tillade dig forkortelser og private mærker. Skal en redaktør eller en kollega kunne læse mappen, skal alt være skrevet så, at andre forstår det uden at spørge dig.

Til sidst driver sene beslutninger prisen op. Hvis du først beslutter dig for et system midt i forløbet, må du flytte og omskrive det, du allerede har samlet, og det er spild, som kunne være undgået.

Det du roligt kan spare

Du behøver ikke et dyrt værktøj. Det vigtigste er, at hver oplysning har en kilde, en dato for, hvornår du fandt den, og en kort note om, hvor sikker du er. Det kan gøres på papir, i et tekstdokument eller i et regneark, og kvaliteten afhænger af din disciplin, ikke af softwaren.

Du kan også spare på pynten. Farvekoder, indviklede mappetræer og detaljerede tags føles professionelle, men de koster tid at vedligeholde og bliver ofte opgivet efter få uger. En enkel struktur, du faktisk bruger, slår en avanceret, du lader ligge.

Endelig kan du spare ved at starte småt. Begynd med én sag og ét ark, og lad strukturen vokse, når du mærker, hvad du savner. Det er billigere end at designe et system på forhånd.

• Almindelige dokumenter og regneark er nok
• Hold mappetræet fladt og kort
• Start med én sag, ikke med et system

Et regnestykke du kan prøve

Tag en research, der ellers ville tage tyve timer. Hvis du bruger to timer på at føre log og tidslinje, har du betalt ti procent. Til gengæld skal du ikke bruge en halv dag på at rekonstruere kilderne, når en redaktør spørger, hvor et citat stammer fra, og du kan svare på få minutter.

Regnestykket bliver endnu tydeligere, hvis du senere skal rette en fejl. Med en log kan du finde årsagen hurtigt og forklare rettelsen åbent. Uden en log gætter du, og det er både dyrt og dårligt for tilliden til dit arbejde.

Prøv det på en lille sag i denne tid, hvor mørket kommer tidligt og der er ro til at skrive. Notér, hvor lang tid logføringen tager, og hvor meget du sparer, når du skal finde noget igen. Tallene er dine egne, og de er de eneste, der tæller.

Sådan holder du udgiften nede

Før log, mens du arbejder, ikke bagefter. Det er den enkleste regel, og den sparer mest. Skriv kilden, datoen og din vurdering i samme åndedrag som oplysningen, så du aldrig står med et løsrevet faktum.

Brug faste overskrifter og samme rækkefølge i hver sag. Når strukturen er den samme, behøver du ikke tænke over den, og andre kan finde rundt uden en forklaring. Det er vanen, der gør det billigt.

Gennemgå mappen ved afslutningen af hver arbejdsdag i fem minutter. Ret huller, skriv hvad der mangler, og luk de spor, du ikke går videre med. Små gennemgange er langt billigere end en stor oprydning til sidst.

• Før log samtidig med researchen
• Brug samme overskrifter i hver sag
• Gennemgå mappen kort hver dag