Fejl 1: Du noterer fund uden at skrive, hvor de kom fra
Den hyppigste fejl, jeg ser hos kursisterne, er ikke en forkert søgning, men en manglende notering. Du finder en oplysning i et register, kopierer den ind i dit dokument og går videre. Tre dage senere kan du ikke huske, om tallet stod i selve dokumentet, i en omtale af det eller i en gammel version. Oplysningen er blevet løsrevet fra sin oprindelse, og så kan hverken du eller en redaktør efterprøve den.
Rutinen er enkel. Skriv straks ved fundet, hvilket register eller arkiv du brugte, hvilken søgning der gav resultatet, og hvornår du så det. Gem selve dokumentet som kopi, ikke kun et link, for sider ændres og forsvinder. I kurset kalder vi det et fund med hjemmeadresse: ingen oplysning går ind i din mappe uden sin oprindelse ved siden af.
- Notér register, søgeord og tidspunkt for hvert fund
- Gem en kopi af dokumentet, ikke kun linket
- Skriv, om du har set originalen eller en gengivelse
Fejl 2: Du stoler på den første version, du finder
Offentlige dokumenter findes ofte i flere udgaver: et udkast, en godkendt version, en rettet version og et referat, der gengiver indholdet med egne ord. Hvis du citerer fra det første, du støder på, risikerer du at bygge på noget, der senere blev ændret eller trukket tilbage. Det er en stille fejl, fordi dokumentet ser fuldt ud troværdigt ud.
Når du har fundet et dokument, så spørg dig selv, om det er det endelige. Led efter dato, versionsnummer, afsender og eventuelle bilag. Hvis du kan, så sammenlign med en anden udgave og noter forskellene. I øvelserne arbejder vi med to versioner af samme sagsakt, hvor en enkelt formulering er ændret, og kursisterne skal finde ud af hvilken, og hvad ændringen betyder for den historie, de er ved at skrive.
Fejl 3: Du søger for snævert og opgiver for tidligt
Mange stopper, når første søgning ikke giver noget. Men registre er bygget efter deres egne logikker: en virksomhed kan stå under en tidligere navneform, en ejendom under matrikelnummer frem for adresse, en beslutning under et sagsnummer, du ikke kender. Et tomt resultat betyder ofte, at du har stillet spørgsmålet på den forkerte måde, ikke at oplysningen ikke findes.
Prøv at variere stavemåder, tidsperioder og søgefelter, og brug det, du allerede ved, som genvej til det næste led. Et navn i ét dokument kan føre til et sagsnummer, som åbner et andet. Skriv også ned, hvad du har prøvet uden held. Den liste sparer dig for at gentage dig selv, og den viser en redaktør, at et fravær af fund er undersøgt og ikke bare antaget.
- Prøv alternative stavemåder og tidligere navne
- Søg på sagsnummer, matrikel eller CVR-lignende nøgler
- Før en liste over søgninger uden resultat
Fejl 4: Du blander det, dokumentet siger, med det, du tolker
Et dokument fortæller dig, hvad der står, ikke nødvendigvis hvad der er sket. En bevilling på papir er ikke det samme som en udbetaling, og en plan er ikke en udførelse. Fejlen opstår, når en tolkning snigende bliver til en kendsgerning i dit udkast, fordi den lyder sandsynlig, og du har læst mange sider i træk.
Hold to spalter i dine noter: hvad dokumentet direkte siger, og hvad du slutter ud fra det. Når du skriver, skal kun den første spalte stå som påstand uden forbehold. Det, du slutter, skal enten bekræftes af en anden kilde eller formuleres som en vurdering. Anders' tommelfingerregel i undervisningen er, at hver sætning skal kunne pege på et bestemt sted i en bestemt kilde, ellers hører den til i spalten for formodninger.
Fejl 5: Din mappe kan kun forstås af dig selv
Du kender dine egne forkortelser, filnavne og genveje, men en kollega eller redaktør gør ikke. Hvis din dokumentation kun giver mening for dig, kan den ikke kontrolleres, og så har den begrænset værdi, uanset hvor grundigt du har arbejdet. Det bliver særligt tydeligt, hvis du skal vende tilbage til en sag efter flere måneder.
Giv filerne ensartede navne med dato og kilde, hold en kildelog, hvor hver række peger på et dokument, og skriv en kort indledning, der forklarer, hvad mappen indeholder. Test den ved at give den til en anden og spørge, om vedkommende kan finde frem til oprindelsen af tre tilfældige oplysninger uden din hjælp. Klarer personen det, er mappen i orden. Gør hun ikke, ved du, hvor der mangler noget.
- Ensartede filnavne med dato og kilde
- En kildelog med én række pr. oplysning
- En kort læsevejledning øverst i mappen
En fast rutine mod fejlene i efteråret
Nu, hvor mange af jer går i gang med større undersøgelser i løbet af efteråret, er det værd at gøre rutinen til en vane, inden materialet vokser. Jo mere du har samlet, desto sværere er det at rette op bagud, og desto mere fristende er det at springe noteringen over, fordi du har travlt med at komme videre til næste fund.
Brug en kort kontrol hver gang du afslutter en arbejdsdag: er alle nye fund logget med oprindelse, ligger kopierne i mappen, og er det tydeligt, hvad der er dokumenteret, og hvad der er din tolkning? Det tager få minutter. I kurset øver vi netop denne afslutningsrutine på arbejdsarkene, så den sidder, når du står med dit eget materiale og ingen til at minde dig om det.
Fejl i dokumentresearch er sjældent dramatiske. De er små udeladelser: en manglende kilde, en forkert version, en for tidlig opgivelse, en tolkning forklædt som fakta, en mappe ingen andre kan læse. Hver af dem lader sig undgå med en fast rutine og lidt disciplin. Begynd med at notere oprindelsen ved hvert fund, og byg resten ovenpå.